В России с две тысячи пятнадцатого года задействовано новое правило для гостиниц и объектов туристической отрасли. Теперь данные всех постояльцев (независимо от гражданства) учреждение отправляет в Федеральную Миграционную службу (ФМС). Неисполнение данного обязательства чревато довольно значительным штрафом - до трехсот тысяч рублей. Руководство гостиницы само может выбирать способ предоставления сведений. Это могут быть как документы на бумажных носителях, так и электронные авизо.
Как бы то ни было в условиях инновационного информационного оснащения всех предприятий сложно предположить канцелярский персонал гостиницы, отчет каковой будет оформляться вручную. К тому же, нужно иметь в виду, что сведения должны быть актуальными, то есть для обеспечения своевременной сдачи отчетности о постояльцах компания вынуждена будет иметь курьера для доставления документов в офис миграционной службы. Вследствие чего, практически все гостиницы приняли решение вести электронный обмен документаций с ФМС. Для комфорта пользователей было разработано несколько специализированных программ.
Как правило управленческая структура гостиницы уже работает со специальными программами, позволяющими автоматизировать процедуру оформления и учета квартирантов. Удобный интерфейс предоставляет возможность сократить время на поселение в несколько раз. Штат гостиницы обучен работе с подобными программными продуктами и уже адаптировался в реалии информационных технологий. Тем не менее освоение нового программного продукта многочисленным персоналом - довольно сложная процедура. Производители специальной программы для передачи данных о постояльцах контур фмс рекомендуют отличное решение. Оператору нет необходимости вводить данные через специальное окно интерфейса программы. Да и копирование одних и тех же данных вручную, было бы с программной точки зрения нецелесообразным. Отчет формируется из файла экспорта данных штатной программы, какая уже есть на вооружении менеджеров гостиницы. Подобный процесс осуществляется оперативно под управлением ответственного лица предприятия.
ФМС имеет внушительные серверы, какие хранят информацию с туристических объектов и гостиниц всей страны. Одновременно с этим хозяйственный субъект, направивший данные фмс имеет непрерывный доступ к сведениям, касающимся их постояльцев. Кроме того у гостиниц сейчас имеется возможность отслеживания сведений о постояльцах для обеспечения внутренней безопасности.
